Sie wissen danach, welche Angaben zu Personen auf der Baustelle sinnvoll sind, wie die Erfassung abläuft und wo die Grenzen des Datenschutzes liegen.
Von Manuel Rutsch · Stand: 9. Oktober 2026
Personendokumentation ist die nachvollziehbare Erfassung aller Personen, die sich auf einer Baustelle aufhalten: wer, für welche Firma, im Auftrag von wem, wann gekommen und wann gegangen. Sie entsteht in der Regel am Tor oder am Drehkreuz und wird von der Bauleitung oder einem beauftragten Dienstleister geführt.
Der Zweck ist mehrfach. Im Notfall zeigt sie, wer noch auf der Baustelle sein könnte. Sie macht die Nachunternehmerkette sichtbar und hilft, Risiken aus der Nachunternehmerhaftung zu erkennen. Und sie liefert Zahlen für Planung und Abrechnung, etwa für die Belegung von Sozialeinrichtungen oder die Verteilung einer Logistikumlage.
| Angabe | Wofür sie gebraucht wird |
|---|---|
| Name und Ausweisnummer | eindeutige Zuordnung, Abgleich mit dem Baustellenausweis |
| Firma und Auftraggeber in der Kette | Transparenz bei Nachunternehmern |
| Einweisung erfolgt am | Nachweis, dass Baustellenregeln bekannt sind |
| Zutrittsberechtigung | welche Bereiche betreten werden dürfen |
| Kommen und Gehen | Anwesenheit im Notfall, Belegungszahlen |
| Qualifikationen, wo nötig | etwa Kranführer, Staplerfahrer, Ersthelfer |
Unabhängig davon müssen Beschäftigte im Baugewerbe nach § 2a SchwarzArbG ihren Personalausweis, Pass oder Ersatzdokument mitführen und bei Prüfungen vorlegen. Die Arbeitszeitaufzeichnung bleibt Pflicht des jeweiligen Arbeitgebers; die Personendokumentation der Baustelle ersetzt sie nicht.
Personendaten fallen unter die DSGVO. Erfassen Sie nur, was für den Zweck nötig ist, legen Sie Zugriffsrechte und Löschfristen fest und informieren Sie die Betroffenen, zum Beispiel über einen Aushang am Tor und in der Einweisung. Fotos auf Ausweisen und biometrische Verfahren brauchen eine besonders sorgfältige Prüfung.
Typischer Fehler: Die Liste wird nur morgens geführt, das Gehen nicht erfasst. Bei einer Räumung weiß dann niemand, wer noch im Gebäude ist. Auf großen Baustellen in Hamburg, Berlin oder dem Rhein-Main-Gebiet zeigen digitale Systeme den aktuellen Stand je Firma auf einen Blick. Mehr zur Einführung im Ratgeber Baustellenausweis einführen.
Staffsec übernimmt für Baulogistik Nord die Zugangskontrolle mit Personendokumentation und digitalen Kontrollberichten.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für jede Baustelle gibt es so nicht. Sie folgt aber aus vielen Aufgaben, etwa aus der Notfallplanung, aus vertraglichen Vorgaben des Bauherrn oder aus dem Interesse, die Nachunternehmerkette zu kontrollieren. Auf Großbaustellen ist sie daher Standard.
Nur so lange, wie der Zweck es erfordert. Üblich ist eine Frist bis zum Ende des Projekts oder kurz danach, sofern keine anderen Pflichten eine längere Aufbewahrung verlangen. Die Frist sollte vorab festgelegt und den Betroffenen mitgeteilt werden.
Auf kleinen Baustellen kann ein sauber geführtes Torbuch genügen. Ab mehreren Firmen und wechselnder Belegung sind digitale Lösungen übersichtlicher und liefern im Notfall schneller eine aktuelle Anwesenheitsliste.
Wir planen und betreiben die Logistik Ihrer Baustelle, bundesweit.