Schlüsselmanagement

Was Schlüsselmanagement umfasst

Schlüsselmanagement ist die geregelte Ausgabe, Verwaltung und Rücknahme von Schlüsseln und anderen Zutrittsmedien auf der Baustelle. Dazu zählen mechanische Schlüssel für Tore, Container und Technikräume, aber auch Transponder, Karten und Codes für elektronische Schlösser oder die RFID-Zutrittskontrolle.

Sobald ein Rohbau geschlossen ist, wird aus der offenen Baustelle ein Gebäude mit vielen Türen. Jedes Gewerk braucht Zugang zu bestimmten Bereichen, aber nicht zu allen. Ohne System kursieren bald Dutzende Schlüssel, deren Verbleib niemand kennt. Das ist ein Einfallstor für Baudiebstahl und ein Problem bei der Übergabe.

Bauschließung und Endschließung

In vielen Projekten wird während der Bauzeit eine Bauschließung eingesetzt. Das sind provisorische Zylinder oder Schließungen mit Baustellenfunktion. Bei der Übergabe werden sie durch die Endschließung des Bauherrn ersetzt oder umgestellt, sodass die Bauschlüssel ihre Gültigkeit verlieren. Elektronische Systeme lassen sich einfacher umprogrammieren, verlorene Medien werden gesperrt statt Zylinder getauscht.

Ablauf der Ausgabe und Rücknahme

• Schließplan mit Bereichen und Berechtigungen je Firma aufstellen und mit der Bauleitung abstimmen.
• Ausgabe nur gegen Unterschrift im Schlüsselbuch oder digitalen Eintrag, mit Name, Firma, Datum und Nummer.
• Persönliche Medien nicht weitergeben lassen, Sammelschlüssel nur an benannte Verantwortliche.
• Rücknahme an das Ausscheiden der Firma koppeln, zum Beispiel an die Schlussrechnung oder den letzten Arbeitstag.
• Verluste sofort melden, Medium sperren oder Zylinder tauschen, Vorgang dokumentieren.
• Vor der Übergabe Bestand abgleichen und alle Bauschlüssel einziehen.

In der Praxis bewährt sich die Ausgabe am Tor. Der Torposten kennt die Firmen, gibt Schlüssel morgens aus und nimmt sie abends zurück. So liegt nachts kein Schlüssel in einem Firmenwagen. Auf einer Wohnanlage in Kiel etwa werden Wohnungsschlüssel für den Ausbau täglich ausgegeben und erst mit der Abnahme an den Bauherrn übergeben.

Typische Fehler

Häufig fehlen Rücknahmen beim Firmenwechsel. Ein Nachunternehmer ist längst abgezogen, seine Schlüssel liegen noch irgendwo. Ebenso problematisch sind Generalschlüssel ohne Protokoll und Codes, die monatelang nicht geändert werden. Schlüsselmanagement gehört deshalb in die Baustellenordnung und in die Zugangskontrolle.

Baulogistik Nord übernimmt die Schlüsselausgabe als Teil der Zugangskontrolle mit Sicherheitspersonal nach § 34a GewO und dokumentiert Ausgaben und Rücknahmen digital.

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